Sebuah bisnis pastinya membutuhkan pelayanan dalam berhubungan dengan pelanggannya. Pelayanan yang baik tentunya diharapkan oleh pelanggan internal dan eksternal. Pelayanan yang baik tentunya harus dilaksanakan secara konsisten dan setara untuk siapapun. Lalu bagaimana caranya hal itu bisa terjadi ?

Dalam dunia pelayanan pelanggan, ada yang disebut Customer Service Procedure. Kita mulai dari definisinya, Customer Service Procedure are the routines and detailed steps an organisation uses to deliver its customer service. Jika diterjemahkan dalam bahasa Indonesia sederhana, customer service procedure adalah rutinitas dan langkah-langkah yang jelas bagaimana suatu organisasi memberikan pelayanan kepada pelanggan.

Lalu bagaimana suatu bisnis dapat menerapkan customer service procedure? Mulailah dengan langkah-langkah di bawah ini.

1.      FAQ

Langkah paling mudah untuk menjalankan customer service ialah menggunakan FAQ, atau Frequently Asked Question. Buatlah FAQ yang rinci dan lengkap yang dapat membantu pelanggan kamu dalam melakukan transaksi pembelian pada usaha kamu. FAQ berfungsi untuk membantu pelanggan kamu untuk lebih mudah ketika akan mengakses layanan yang kamu berikan. FAQ juga meminimalisir kamu untuk kerepotan menjawab banyaknya pertanyaan dasar dan berulang yang diajukan oleh pelanggan.

Namun, tentunya ada kekurangannya jika kamu hanya mengandalkan FAQ ini. Tidak semua pelanggan sama dan mau membaca apa yang sudah kamu sajikan di website bisnismu. Terkadang pelanggan ingin menghubungimu secara cepat dan berkomunikasi langsung dengan agen customer servicemu secara 24 jam dalam 7 hari. Jika hanya mengandalkan FAQ saja maka itu tidak cukup.

2.      Buat Target dari Pelayanan Pelanggan

Biasanya, pelaku bisnis fokus bagaimana produk atau jasa mereka dapat terjual. Namun apakah ada tujuan lebih besar yang kamu miliki dalam bisnismu? Coba cek ulang bagaimana visi yang akan kamu hadirkan dalam membuat bisnis ini berjalan dan tujuan besar kamu di depan. Setelah itu, buatlah strategi pelayanan pelangganmu agar sejalan dengan visi kamu tersebut.

3.      Buat Acuan Pelayanan Pelanggan

Agen customer service yang bekerja di bisnismu mengikuti apa yang akan kamu sajikan kepada pelanggan. Tentunya mereka mengikuti hal tersebut sesuai dengan alur ataupun acuan yang kamu buat. Maka itu tentukan acuan pelayanan pelanggan yang akan dilaksanakan dan berlaku. Setidaknya ada empat hal yang harus dikuasai dalam membuat acuan pelayanan pelanggan ini.

·         Memahami permasalahan yang terjadi pada pelanggan

·         Memahami sebab terjadinya permasalahan tersebut

·         Menawarkan solusi

·         Cara penyelesaian masalah tersebut 

4.      Tenaga Professional

Ketika kamu merekrut agen customer service untuk membantu menjalankan bisnismu, mereka harus dibekali dengan pengetahuan dan penerapan langsung untuk berhadapan dengan pelanggan. Baik secara langsung (face to face), telepon, pesan langsung (chat), ataupun sarana komunikasi lainnya.

5.      Pelatihan Service Excellent

Demi menjawab kebutuhan pelayanan pelanggan yang selalu terkini, dan diharapkan paling unggul, maka itu seharusnya kamu tidak segan untuk melatih para customer service yang bekerja dalam bisnismu. Beberapa hal yang wajib dikuasai oleh seorang staff customer service ialah :

1.      Wajib memahami konsep dasar dari pelayanan pelanggan dan mampu menghadirkan pelayanan prima kepada pelanggan

2.      Mampu membangun hubungan dengan pelanggan

3.      Mampu membedakan dan melayani pelanggan dari tipe dan jenis organisasi yang berbeda.

4.      Mampu mengenalkan dan memengaruhi pelanggan terkait produk ataupun jasa yang ditawarkan oleh bisnis tersebut, termasuk menjalankan unique selling point.

5.      Mampu berkomunikasi secara efektif kepada pelanggan

6.      Mampu bekerjasama dengan tim menyajikan pelayanan pelanggan yang terbaik

7.      Mampu menjalankan customer service procedure dan memahami keunggulan sistem pelayanan pelanggan yang dibuat oleh tim tersebut

8.     Mampu mengatur perilaku, sifat, dan sikap dalam diri untuk menghadirkan pelayanan yang prima.

Apakah agen customer service yang membantu bisnis kamu sudah memiliki kemampuan tersebut?

Jika belum, maka segera latih mereka dan hadirkan pelayanan pelanggan terbaik untuk bisnis kamu.

Pada dasarnya pelayanan pelanggan yang kamu sajikan mempengaruhi berbagai banyak aspek dalam bisnismu. Pelayanan pelanggan memberikan pengaruh besar dalam keberhasilan bisnismu dalam jangka panjang. Kuatkan, dan cari buatlah cara baru dalam berintaksi dan bertransaksi dengan pelanggan, maka pelayanan bisnismu akan selalu terdepan.

Jika satu kali saja kamu berkomitmen untuk memberikan pelayanan pelanggan yang terbaik, maka sejak itu kamu tidak akan bisa melepaskannya.  Kami selalu hadir untuk anda. Jakarta International Customer Service Institute adalah suatu lembaga pelatihan dan pengadaan sumber daya manusia yang berfokus pada customer service professional dan lembaga survey kepuasan pelanggan.

Kami berorientasi pada pelanggan dimana kepuasan pelanggan adalah tujuan keberadaan kami. Kami hadir untuk pelanggan.

Hubungi Kami 021-2254-5241 atau whatsapp kami di 0811-9876-888 untuk mendapatkan solusi pelayanan pelanggan terbaik untuk bisnis kamu.